Trods fælles genkendelige mønstre, lever enhver konflikt sit eget liv og må håndteres ud fra sine særlige forhold. Man går dog sjældent fejl af at arbejde ud fra fire kernepunkter, som i daglig praksis i sin enkelthed omfattes af svarene på fire spørgsmål:

Hvad er der sket? Hvad er problemet? 
På dette indledende trin er det umådelig vigtigt, at man forsøger at beskrive kendsgerninger og begivenheder på en måde, som gør det muligt for den anden eller de to parter at anerkende en definition af problemet. Følelser og værdibaserede domme og udsagn må derfor udskilles fra beskrivelsen af fakta.

Eksempel: ”Da jeg kom ind i klassen, så jeg papiraffald på gulvet og spildt mælk” frem for ”I rydder aldrig op efter jer i spisefrikvarteret”

Hvilke følelser har konflikten vagt? 
Dette spørgsmål bør stilles til hver enkelt af de involverede personer. Også her er udtryksformen af betydning: Det er nemmere for modparten at lytte til ”jeg-budskaber” af typen ”Jeg er oprørt fordi..” end til beskyldninger som ” Han, hun, de er dumme, uretfærdige…” o.s.v.

Hvad vil du/I gerne have til at ske? 
Hvad vil være det allerbedste, der kunne ske i denne situation?
Hvilke muligheder kan opfylde dine/mine/vore behov og tilgodese vore værdier og interesser?
Alle konfliktens parter bidrager til et bredt udbud af mulige handlinger og løsninger.

Hvad kan du/I faktisk gøre? 
Flere af de forslag, der er kommet frem som svar på det foregående spørgsmål, er måske urealistiske i den foreliggende situation eller ikke acceptable for alle parter. I denne fase samarbejdes der om at lave praktiske, realiserbare aftaler, som kan imødekomme behov og interesser, der er blevet afdækket.
Det kan være små skridt, som kan hjælpe med til at genoprette tilliden til, at mere holdbare løsninger efterhånden kan findes. Det er derfor godt med synlige rammer og klare aftaler om, hvornår kontakten genoptages, for at man i fællesskab kan vurdere, om aftalerne virker efter hensigten.